Con la reciente publicación de la Orden HAC7/1177/2024 el pasado 28 de octubre, se establece el marco normativo específico para los sistemas de facturación de empresarios y profesionales en España, desarrollando el Real Decreto 1007/2023 y especificando los aspectos técnicos de los programas de facturación, así como los formatos de envío de información a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT) a través del sistema VERI*FACTU. Esta publicación marca el inicio de un plazo máximo de 9 meses para que los fabricantes y proveedores de sistemas de facturación adapten sus productos a las nuevas exigencias normativas.
Plazo para la adaptación de los sistemas de facturación
Con esta Orden Ministerial comienza el cómputo de un plazo de 9 meses durante el cual los fabricantes de software deben adaptar sus sistemas para cumplir con los requisitos legales. Aunque este plazo finaliza en julio de 2025, la comercialización de productos adaptados puede comenzar antes, ya que los desarrolladores han estado en contacto con los anexos técnicos de esta normativa desde su fase de elaboración.
Objetivos clave de la normativa
La normativa establece como objetivos principales:
- Asegurar la obligación de emitir factura por todas las operaciones realizadas por empresarios y profesionales.
- Garantizar que todas las transacciones se registren en el sistema de manera segura, accesible y con una estructura estandarizada, facilitando así la revisión de los datos y su remisión a la Administración Tributaria.
- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias a través de la integración de la información en tiempo real, similar a modelos adoptados en otros países.
Requisitos de seguridad y trazabilidad en los registros de facturación
El Real Decreto 1007/2023 establece condiciones rigurosas para preservar la seguridad e integridad de los registros de facturación. Los sistemas de facturación deberán incorporar elementos como códigos QR y frases específicas en las facturas electrónicas para asegurar la autenticidad y rastreabilidad de cada transacción. Estas medidas están orientadas a mejorar la supervisión y control por parte de la Agencia Tributaria.
Uso de un sistema informático para múltiples contribuyentes
Cuando un sistema de facturación se utiliza para gestionar los registros de varios contribuyentes, deberá operar como un sistema separado para cada uno. Esto significa gestionar individualmente los registros, mantener cadenas de registros exclusivas para cada contribuyente y reflejar claramente la identidad de cada usuario en el sistema. Además, si el sistema admite múltiples usuarios, debe indicar el estado de cada uno (alta, baja, etc.) mediante mensajes específicos.
Características del sistema VERI*FACTU
El sistema VERIFACTU permite la conexión directa con la Agencia Tributaria, enviando registros de facturación en tiempo real, lo cual facilita el acceso de la Administración a la actividad económica de las empresas. Los sistemas certificados como VERIFACTU cumplen con los requisitos legales en cuanto a autenticidad y fiabilidad de los datos.
Especificaciones para la remisión de información a la AEAT
Para que los sistemas puedan enviar registros a la AEAT, deben cumplir las siguientes especificaciones técnicas:
- Conexión a Internet para acceder a los servicios de la AEAT.
- Gestión de certificados electrónicos para la autenticación y firma de los registros.
- Envío de registros en el formato y con las garantías de seguridad estipuladas, ya sea automáticamente o en respuesta a solicitudes de la Administración.
- Gestión de las respuestas de la AEAT para asegurar la conformidad de los registros.
Garantías de integridad e inalterabilidad
La normativa exige a los sistemas la creación de una huella digital o “hash” para cada registro, lo que asegura su integridad y facilita la verificación. Los registros deben firmarse electrónicamente y, si se detecta una alteración en la integridad, el sistema debe activar una alerta y registrar el evento con los detalles del incidente.
Remisión de los registros a la AEAT
Al enviar los registros de facturación, los sistemas deben identificarse electrónicamente mediante certificados válidos, cumpliendo los requisitos de autenticación pública. El envío puede realizarlo el contribuyente o un representante autorizado.
Declaración responsable de los sistemas informáticos
Cada sistema de facturación deberá contar con una declaración responsable emitida por el fabricante, que garantice el cumplimiento de la normativa vigente. Esta declaración debe incluir información sobre el nombre del sistema, código identificador, versión, y especificar su conformidad con VERI*FACTU, junto con los datos de contacto de la entidad productora.
Activación y renuncia del sistema VERI*FACTU
Los sistemas podrán operar como VERI*FACTU en cualquier momento del año, y el contribuyente deberá mantener este estado hasta el cierre del ejercicio. Para renunciar a este sistema, se debe notificar a la AEAT antes del último día del año en curso.
Fecha de entrada en vigor
La normativa entra en vigor el 29 de octubre de 2024, y el cumplimiento será obligatorio a partir de julio de 2025, lo que proporciona a empresas y proveedores un período para adaptar sus sistemas.
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