El cierre del ejercicio contable marca un momento clave para las empresas. Una correcta gestión de los ajustes contables y la periodificación de gastos e ingresos no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también refleja una imagen fiel de la situación económica de la empresa. Este procedimiento, además, es indispensable para declarar adecuadamente el Impuesto sobre Sociedades.
Importancia de la periodificación: qué es y por qué se aplica
La periodificación consiste en asignar los ingresos y gastos al ejercicio en el que realmente se devengan, independientemente del momento en que se realice el pago o cobro. Este principio, establecido por el Plan General de Contabilidad (PGC) y el artículo 11 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS), garantiza que los estados financieros reflejen con precisión la realidad económica de la empresa.
Principio de devengo
El PGC estipula que los efectos de las transacciones deben registrarse en el ejercicio en el que ocurren. De este modo, se cumple con la normativa fiscal y se asegura que los contribuyentes ajusten sus registros al periodo correspondiente. En situaciones excepcionales, y siempre con una justificación adecuada, se puede solicitar un método alternativo de imputación temporal, como el criterio de caja. Este deberá ser autorizado por la Administración tributaria dentro de los plazos establecidos.
Nota: Es posible apartarse del principio de devengo si, con ello, se logra representar con mayor exactitud la realidad económica de la empresa.
Periodificaciones
Al finalizar el ejercicio, se deben revisar y ajustar diversas categorías de gastos e ingresos. A continuación, se detallan los más habituales:
Gastos pagados por anticipado
Son desembolsos realizados en el ejercicio actual, pero que corresponden a periodos futuros. Ejemplos típicos incluyen primas de seguros, alquileres abonados por adelantado o inversiones en ferias previstas para el próximo año.
- Registro contable: Estos gastos se contabilizan en la cuenta 480 (Gastos anticipados). A medida que se devengan, se transfieren al gasto correspondiente del periodo que aplica.
Gastos devengados y no pagados (diferidos)
Corresponden a gastos generados durante el ejercicio, aunque su pago se efectúe en el siguiente. Ejemplos comunes son las pagas extras del personal o los intereses de préstamos no vencidos.
- Registro contable: Se reconocen contra una cuenta de provisiones o la cuenta 4109 (Facturas pendientes de recibir).
Ingresos cobrados por anticipado
Se trata de ingresos percibidos durante el ejercicio actual, pero relacionados con servicios o suministros que se prestarán en el próximo periodo.
- Registro contable: Se registran en cuentas específicas, como la cuenta 485 (Ingresos anticipados), y se reconocen en el ejercicio futuro correspondiente.
Ingresos devengados y no cobrados
Incluyen los ingresos generados en el ejercicio actual, aunque el cobro se efectúe en el siguiente periodo. Un ejemplo típico son servicios prestados en diciembre pero facturados en enero.
- Registro contable: Se registran como ingresos en el ejercicio actual, independientemente del momento del cobro.
Cambios en estimaciones y criterios contables y su impacto en los ajustes
Los ajustes contables al cierre del ejercicio también deben considerar posibles cambios en estimaciones, criterios o errores contables.
- Cambio de estimaciones: Se aplican de manera prospectiva, afectando solo al ejercicio en curso.
- Cambio de criterio contable: Se aplica retroactivamente, corrigiendo los resultados de ejercicios anteriores en las reservas.
- Errores contables: Deben rectificarse ajustando los resultados del ejercicio en el que se produjo el error.
Operaciones a plazo: cómo contabilizarlas correctamente
En las operaciones a plazo, los ingresos se reconocen de forma proporcional a los cobros acordados en el contrato. Esto permite que la contabilidad refleje de manera precisa el ingreso de cada periodo.
- Imputación proporcional: Solo se reconoce en el ejercicio el importe exigible en dicho año. El resto de los ingresos se registrará en los ejercicios futuros.
Ejemplo: Si su empresa realiza una venta en 2024 con pagos fraccionados durante los próximos cuatro años, solo se debe imputar en 2024 la parte proporcional correspondiente a ese ejercicio.
Ejemplo práctico de periodificaciones para el cierre de 2024
Servicios Empresariales S.A., al cierre de su ejercicio fiscal, presenta los siguientes ajustes:
- Primas de seguro: La empresa paga 12.000 euros en octubre de 2024 por una póliza anual. A 2024 le corresponden solo 3.000 euros, mientras que los 9.000 restantes deben registrarse como gasto anticipado en la cuenta 480 y trasladarse a 2025.
- Alquiler: En noviembre de 2024, paga 24.000 euros por un alquiler anual. Solo 4.000 euros corresponden a los dos meses de 2024. Los 20.000 restantes se contabilizan como gastos anticipados.
- Pagas extras: Al cierre de 2024, debe registrar las proporciones devengadas de las pagas extras, aunque se abonen en 2025. Por ejemplo, si el total asciende a 30.000 euros, deben contabilizarse como gasto devengado en 2024.
- Intereses de préstamos: Los intereses de un préstamo devengados a 31 de diciembre ascienden a 5.000 euros, aunque el pago se efectúe en enero de 2025. Este importe debe contabilizarse en el ejercicio actual.
- Contratos de mantenimiento: La empresa cobra 18.000 euros en septiembre de 2024 por un contrato anual. Solo 6.000 euros corresponden a 2024; el resto (12.000 euros) se imputará a 2025 como ingreso anticipado.
- Ventas a plazos: Si vende un equipo por 40.000 euros, con pagos en cuatro cuotas anuales, solo se imputará la primera cuota de 10.000 euros en 2024. Las cuotas restantes se reconocerán en los años posteriores.
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